どのオフィスでも職場でも、従業員はさまざまな種類のドキュメントを扱うことが多いので、誰もがオフィスのビジネスドキュメントを作成できる必要があります。 同時に、文書を作成する際に従うべき一般的な要件があります-ビジネスレター、注文、規制、注文など。
取扱説明書
1
文書の編集は、その妥当性と解決しなければならない問題の範囲を明確にすることから始めます。 これは、ドキュメントの種類とそのフォームを決定するのに役立ち、コンテンツの表示の性質とスタイルを大きく決定します。
2
そのような問題の解決を管理する政府の立法および部門の規制を調べます。 これは非常に重要な段階であり、リテラシーを示し、ビジネス上の問題を処理および解決するための確立された手順を完全に満たすドキュメントを作成できるようにします。 また、宛先、承認および調整機関を決定し、この文書の内容と組織の能力の形態が一貫していることを確認するのに役立ちます。
3
作成中の文書がそれらと競合せず、それらを複製しないように、管理文書および規制文書のテキストを調べます。 これを行うには、そのようなドキュメントの電子データベースが必要です。
4
解決すべき問題の実体に関する情報を収集し、文書を作成します。 作成するときは、ビジネス文書で伝統的に使用されている画面テキストと標準のフレーズと表現を使用します。 組織内または類似の企業のシステム内で開発された他のドキュメントを調べ、それらの編集スタイルを基礎としてください。
5
文書の本文は、何らかの行動を誘発し、納得させることを目的としています。 理性的で論理的でなければなりません。 言葉遣いは法的に厳守しなければなりません。 そもそも、提示される情報の信頼性と客観性の要件です。 テキストは正確で、できるだけ有益で簡潔でなければなりません。 当然、文法的、句読点的、文体的な誤りがあってはなりません。 ドキュメントで別のソースまたはドキュメントに含まれる情報を言及する場合は、そのすべての出力を指定する必要があります。
6
ドラフト文書を編集し、許可された者と調整します。 その後、承認された基準に従って文書を作成し、署名します。
