一部の手紙はあいまいに終わっているため、宛先は途方に暮れています。本質を理解するには、テキストをもう一度読む必要があります。 時間がないため、受信者は手紙を投げたり、何かに気を取られたりして、説明されている状況を掘り下げることができなくなります。 明確で簡潔で適切な結末は、読者への敬意を強調し、1つまたは複数の要求にすばやく応答するのに役立ちます。
取扱説明書
1
あなたが言いたかったことを3つの段落で説明してください。 考えは明確に述べられているように見えるかもしれませんが、情報の認識は読者の状態に依存します。 したがって、テキストをもう一度読み、3つの主な考えを個別に書き留めてください。 事実、日付、名前などを使用できます。 感情は必要ありません。簡単に書いてください。要点を思い出してください。
2
メッセージの受信者が実行する必要がある3つのアクションを記述します。 人の反応は予測できません。 提示された情報に対して明確に反応することは可能であるように思われますが、人は個人の習慣や意図に応じてこれを行います。 あなたが読者に何を期待しているかを明確に示さない場合、彼は彼が理解していないか、彼が理解しなかったとは言いません。
３
前の手順で取得したリストを重要度の高い順に並べます。 手紙の終わりは、法廷の最後の言葉を思い出させることがあります。手紙の受領者の印象、結論、結果はこれに依存します。 メッセージの意味に影響を与えずに省略できる項目をリストから削除します。 読者が何も見落とさないように、残りの短いリストを手紙の最後に置きます。
4
日付を示します。 手紙に対する反応を待っている場合は、期待を具体的に示してください。 一部の人々は最後に引っ張る傾向があるので、特定の時間を示すのは間違いではないかもしれません。
5
連絡先の詳細を残します。 あなたの特派員はあなたの電話を素早く見つけることができるはずです。 そのような状況を予測し、万が一に備えて、受信者がそれを持っていると確信している場合でも、必要な情報をレターに入れてください。
6
礼儀正しく、素敵なことを言ってください。ありがとうございました。 手紙が彼を喜ばせるか、または不愉快な経験から彼を救った場合、受信者は応答し、より速くあなたに連絡する可能性が高くなります。
７
メッセージには必ず名前を付けて署名してください。これにより、実際のコミュニケーションの感覚が生まれます。 人が答えに焦点を当て、責任を持ってそれを受け入れることが重要です。 例を挙げれば、人々はあなたを同じように扱います。
